Mi serve per ieri! 10 trucchi per sopravvivere alla gestione di progetti

La gestione di progetti è un lavoro dinamico e piacevole in cui si svolgono molti compiti diversi tra loro. Tutto questo con un obiettivo: portare a termine un progetto con successo , riducendo al minimo inconvenienti e imprevisti e garantendo la soddisfazione del cliente... senza perdere la calma  e massimizzando i benefici!

Nel caso di un'agenzia di traduzione, le responsabilità del project manager vanno dalla comunicazione con clienti e fornitori in diverse lingue al calcolo di preventivi e margini di profitto, passando per la conversione di documenti in innumerevoli formati o l'esecuzione di controlli qualità su traduzioni, impaginazioni o qualunque cosa venga in mente al capo: sullo schermo, su carta, sulla scrivania o sul muro... e tutto per ieri! Solo a pensarci mi stresso! O mi stressavo... Proprio per questo ho scritto una serie di trucchetti o consigli che ho scoperto e integrato nel mio lavoro grazie all’efficace e sottile tecnica che la saggezza popolare esprime in modo sublime con il seguente detto: "sbagliando si impara".

1. Stabilire le priorità  permette di lavorare con diligenza senza strapparsi i capelli

Spesso ci ritroviamo con una miriade di email  per le quali dobbiamo creare progetti, fare preventivi, convertire o modificare file, risolvere dubbi o gestire clienti o fornitori "agitati". A volte possiamo sentirci sopraffatti e non sapere da dove iniziare né quando o se finiremo.

CONSIGLIO: Annota le attività e ordinale o svolgile in ordine di rilevanza. In questo modo, le affronterai una ad una, seguendo l’ordine con diligenza, calma e concentrazione su ciò che stai facendo (le altre attività sono già ordinate e te ne occuperai dopo).

2. Utilizza un' applicazione per la gestione dei progetti

Per esempio, XTRF permette di annotare cronologicamente l'evoluzione di ogni progetto. Spesso, questi programmi dispongono di una funzione apposita, come le "note".

Queste applicazioni permettono di gestire i progetti con maggiore efficacia grazie a strumenti come la conversione automatica dei file, il calcolo dei margini di profitto, il filtraggio delle risorse secondo determinati criteri, ecc.

CONSIGLIO: Esplora e impara a utilizzare gli strumenti e le funzioni del programma quando hai un attimo libero , così da poterlo sfruttare al meglio  ed evitare un ulteriore grattacapo.

3. Le "liste di controllo" o  checklist

Prepara e aggiorna sempre una lista, la cosiddetta checklist, dove segnare i punti completati eseguiti o correttamente. Questa lista deve includere i passaggi importanti da svolgere all’inizio e alla fine di ogni progetto, come l'analisi dei file, l'invio dell'ordine ai fornitori, la chiusura della contabilità (richiedere al cliente l'ordine se non lo ha ancora inviato), la valutazione dei fornitori (scrivere un'email di promemoria a chi non l’ha inviata insieme al lavoro), la registrazione dei report di controllo qualità pertinenti, e così via. Col tempo, questi passaggi diventeranno automatici (l' automatizzazione delle attività  verrà trattata nel punto 5). Tuttavia, è consigliabile  controllare sempre la lista  prima di chiudere un progetto.

CONSIGLIO: Elabora una checklist che sia il più semplice possibile, in modo da verificare a colpo d'occhio che non rimangano attività in sospeso nel progetto prima di chiuderlo e inviarlo per la fatturazione. 

4. Date di consegna sotto controllo: elemento essenziale per ottenere  clienti soddisfatti

Affinché un progetto venga realizzato e concluso con successo, la puntualità della consegna è fondamentale. È consigliabile tenere sempre le  date di consegna  sotto  controllo  e, quando possibile, stabilirle prevedendo un  margine  tra la ricezione dei file da parte dei fornitori e la consegna al cliente finale, per prevenire possibili imprevisti che potrebbero causare ritardi.

CONSIGLIO: Annota la data e l'ora delle consegne, attività, ecc. su un'  agenda. Puoi adottare un sistema che aiuti a identificare le attività a colpo d'occhio, ad esempio un codice di colori. Io lo utilizzo e penso che sia abbastanza intuitivo: consegne al cliente finale in rosso, consegne dai fornitori in verde, attività da portare a termine in nero, commenti aggiuntivi in blu. È anche molto utile appendere un calendario alla parete con una pagina per mese, per segnare le consegne ai clienti finali.

5. La sistematizzazione delle attività aumenta la redditività

Come in qualsiasi attività della nostra vita personale o professionale, ad esempio la guida di un veicolo, l'automazione dei processi e delle operazioni rende il lavoro più semplice e meno faticoso.

CONSIGLIO: Inizia ogni progetto, controllane l'evoluzione e chiudilo in modo sistematico seguendo, quando possibile,  gli stessi passaggi, nello stesso ordine e senza saltarne nessuno, per automatizzare il processo e ridurre così lo sforzo e la concentrazione necessari. In questo modo, riuscirai anche ad aumentare la redditività dei progetti.

6. Scrivere aiuta a fissare idee e assimilare processi

Quando iniziamo a gestire progetti dobbiamo apprendere e interiorizzare numerosi processi.

CONSIGLIO: Avere un  quaderno  in cui annotare tutti i nuovi  processi appresi  e da consultare successivamente in caso di necessità può essere di grande aiuto. Inoltre, il semplice fatto di scrivere permette di memorizzare meglio contenuti, date, processi, ecc.

7. Bacheca con note in vista

Punti che fatichiamo a ricordare:
I PROMEMORIA

CONSIGLIO: Appendi una bacheca non molto grande o semplicemente un foglio con  parole chiave  per ricordare cose che tendi a dimenticare (ad esempio, attivare una determinata opzione durante le analisi o effettuare le consegne attraverso il sistema e non via email) o con  informazioni  a cui è necessario avere  accesso
rapido, come numeri di telefono, interni dei responsabili di altri dipartimenti, scorciatoie per i programmi più utilizzati, passaggi o processi che risultano difficili da ricordare, ecc.

 8. Comunicazione  chiara e risposte  tempestive

A volte, un malinteso può trasformarsi in un problema apparentemente insormontabile che mette a rischio una relazione commerciale. È essenziale che la comunicazione con clienti e fornitori sia chiara e cordiale.

CONSIGLIO: Secondo la lista delle priorità, bisogna continuare a svolgere le attività assegnate con calma e diligenza. Quando si comunica con clienti e fornitori, è fondamentale farlo sempre con tranquillità, pazienza, cordialità e puntualità. È importante esprimersi in modo chiaro e conciso nelle e-mail o al telefono per evitare possibili malintesi che potrebbero creare tensioni nella relazione professionale. Un ambiente teso rende difficile ottenere buoni risultati e mantenere alta la motivazione sul lavoro.

Altrettanto importante è rispondere per tempo. Tutti vogliamo che ci rispondano il prima possibile. A tal proposito, bisogna considerare due aspetti importanti:
1. Non disperare se non ricevi una risposta immediata. Continua a lavorare secondo la lista di priorità e torna a insistere per ricevere una risposta quando è trascorso un tempo ragionevole.
2. Non dimenticare di rispondere alle e-mail solo perché non sono tra le attività prioritarie. Per evitare che ciò accada, contrassegna l'e-mail in questione come "Non letta" per rispondere più tardi. Se si tratta di un'e-mail la cui risposta richiede più tempo, scrivi brevemente dicendo che risponderai nel corso della giornata o qualcosa di simile. L'importante è che il cliente o fornitore sappia che lo stai prendendo in considerazione e che lo hai inserito nella lista di attività da svolgere.

CONSIGLIO: Ricorda sempre di sollecitare una risposta dopo un po' di tempo e di rispondere alle e-mail contrassegnate come non lette senza rimandare troppo.

9.  TUTTI commettiamo errori

Possiamo sbagliare nel calcolare un preventivo o nell'inviare un PO a partire da un'analisi errata. Non c'è alcun problema a scrivere o chiamare per correggere l'errore, modificare il documento pertinente o prendere le misure opportune. Non ha senso che qualcuno venga pagato per un lavoro che non ha svolto a causa di un nostro errore, né che ci si alterari o infastidisca per un errore che, insisto:  può capitare a tutti.

CONSIGLIO: Se la comunicazione con i nostri clienti e fornitori è chiara e onesta, non dobbiamo far altro che esprimerci con sincerità e spiegare l'errore commesso. Spiegando come è stato commesso l'errore e proponendo una soluzione, la persona in questione, se guidata dagli stessi valori professionali, non avrà alcun problema ad applicare o accettare le misure necessarie o a proporre un'alternativa.

10. Tempo libero?

Sembra quasi uno scherzo, vero? Esagerazioni a parte, prima o poi capita sempre di avere un momento in cui non ci sono compiti "prioritari" da svolgere.

CONSIGLIO: È il momento di svolgere quelle attività a volte un po'... come definirle... soporifere? che ci permetteranno di snellire e rendere redditizi i progetti quando non avremo nemmeno il tempo di respirare. Ad esempio, cercare fornitori che ancora non figurano nel database per qualche attività o combinazione linguistica.
In questi momenti possiamo anche fare simulazioni di processi  che non si ripetono così spesso e che risultano poco fluidi. Si tratta di  ricreare processi non assimilati  che possono causarci stress o nervosismo, per avere più  familiarità  con essi a tempo debito. Ancora una volta, l’obiettivo è automatizzare  i processi.

Fonti

http://es.wikibooks.org/wiki/Gesti%C3%B3n_de_proyectos#Gestor_de_proyecto

http://www.gestiondeproyectosit.es/blogit/2011/10/10-consejos-para-un-project-manager/