7 errori comuni da evitare quando usi gli INCOTERMS®

Immagina di avere una cassetta degli attrezzi: useresti una sega per stringere una vite o un cacciavite per tagliare un pezzo di legno? Non credo. Sicuramente userai l’attrezzo corretto che ti renderà il lavoro più facile e che ti farà evitare situazioni indesiderate.

Il commercio internazionale ci fornisce una serie di strumenti che, se usati correttamente, facilitano notevolmente la realizzazione di determinate procedure, come per esempio stipulare contratti ed esplicitare clausole, ma, soprattutto, riducono i rischi nei quali si può incorrere in questo tipo di operazioni.

All'interno di questo pacchetto di strumenti che abbiamo a disposizione per le operazioni di commercio internazionale ci sono gli Incoterms®. Ogni dieci anni, la Camera di commercio internazionale (ICC) pubblica un aggiornamento di questi termini contrattuali, composti da tre lettere, usati nelle transazioni commerciali in tutto il mondo.

Di solito, si pensa che questi termini si trovino nei contratti di trasporto, o di assicurazione, ma non è questa la realtà. Sebbene gli Incoterms® definiscano, tra le varie cose, la distribuzione dei costi di trasporto e le formalità doganali, nonché l'obbligo di stipulare un'assicurazione a copertura dei rischi delle merci durante il trasporto, gli Incoterms® si usano soprattutto nei contratti di vendita, in cui venditori e acquirenti stipulano ogni tipo di condizioni.

Gli Incoterms® semplificano la stipula di questi contratti, in modo che, attraverso l'uso di sole tre lettere seguite da un luogo di consegna, è possibile determinare in modo chiaro:

• quando il rischio passa dal venditore al compratore;
• come vengono ripartite le spese di trasporto;
• di chi è la responsabilità delle formalità doganali per l'esportazione e l'importazione.

Come accennato precedentemente, gli strumenti devono essere utilizzati per lo scopo a cui sono destinati. L'uso degli Incoterms® non è obbligatorio. Tuttavia, una volta che decidiamo di utilizzarli, d'accordo con l'altra parte del contratto di compravendita, dobbiamo farlo correttamente, utilizzando ciò che è necessario per ogni specifica operazione.

Detto questo, è importante sottolineare che c'è sempre un solo Incoterm® per ogni operazione . Ogni coppia di Incoterms® che scegliamo di includere in un contratto di vendita comporta diverse clausole e, quindi, diversi diritti, obblighi e responsabilità per ciascuna parte.

Vediamo ora i sette errori, o vizi capitali, che spesso vengono commessi quando si utilizzano gli Incoterms®:

1. usare Incoterms® che non esistono;
2. usare Incoterms® per contratti di compravendita nazionali;
3. nominare in modo incompleto l’Incoterms®;
4. non specificare a quale versione appartengono gli Incoterms® usati;
5. includere nel contratto di compravendita clausole contrarie a quelle definite dall’Incoterms® scelto;
6. usare Incoterms® non previsti per il modo di trasporto scelto;
7. non valutare i rischi a cui incorre l’impresa ogni volta che si usano gli Incoterms®.

Usare Incoterms® che non esistono

La Camera di commercio internazionale (ICC) pubblicò nel 2010 ben undici Incoterms® diversi. Né uno di più, né uno di meno:

EXW:                     Ex Works. Franco Fabbrica

FCA:                      Free Carrier. Franco vettore

FAS:                       Free Alongside Ship Franco lungo Bordo

FOB:                      Free On Board. Franco a Bordo

CFR:                      Cost and Freight. Costo e Nolo

CIF:                        Cost, Insurance and Freight. Costo, Assicurazione e Nolo

CPT:                      Carriage Paid To. Trasporto Pagato fino a

CIP:                        Carriage and Insurance Paid To. Trasporto e Assicurazione Pagati fino a

DPU:                      Delivered at Place Unloaded. Reso al Luogo di destinazione Scaricato

DAP:                      Delivered at Place. Reso al Luogo di Destinazione

DDP:                     Delivered Duty Paid. Reso Sdoganato

Non ce ne sono altri. Qualsiasi termine di tre lettere diverso da quelli elencati sopra non costituisce un Incoterms® e non sarà riconosciuto da nessuna giurisdizione in caso di controversia e, pertanto, le clausole a cui i “presunti” Incoterms® si riferiscono non saranno note.

Tuttavia, è piuttosto comune l’utilizzo di Incoterms® inventati. Escono termini tipo EXW Docks, C+F, C&F, C&F, FOT, e molti altri, che, apparentemente derivano da uno degli undici Incoterms®. Solo che, intenzionalmente, provano a variare clausole, diritti e responsabilità con l'eliminazione, sostituzione o incorporazione di qualche lettera.

A volte non è nemmeno intenzionale, ma l'ignorare gli undici Incoterms® in vigore porta all'utilizzo di qualcosa che non esiste. Va ricordato che gli Incoterms® non sono una legge e, pertanto, il loro utilizzo non è obbligatorio. Tuttavia, una volta inseriti nel contratto, sono vincolanti per entrambe le parti.. È difficile rispettare le condizioni fornite da un Incoterms® che non esiste.

Usare Incoterms® per contratti di compravendita nazionali

Si tratta di un altro errore piuttosto comune. Gli Incoterms® sono pensati per le compravendite internazionali. La stessa ICC li definisce come delle «regole e linee guida fondamentali per importatori, esportatori, avvocati, trasportatori e assicuratori che lavorano nel mondo del commercio internazionale».

Infatti, gli Incoterms® sono divisi in quattro gruppi, ognuno denominato con le iniziali degli Incoterms® che li compongono, E-F-C-D. Questa categorizzazione si basa sul paese a cui le merci sono consegnate, vale a dire il paese di partenza o di arrivo, di origine o di destinazione.

Così, negli Incoterms®che cominciano con la E e con la F, la consegna della merce avviene nel paese di origine, cioè il venditore non si assume nessun costo dopo la partenza della merce dal paese di origine, e a seconda di quale Incoterms® di queste due lettere è stato scelto, il venditore potrebbe anche non sostenere alcun costo da prima della partenza. Negli Incoterms® che cominciano con le lettere C e D, la merce viene consegnata nel paese di destinazione.

Un altro punto presente negli Incoterms® riguarda la responsabilità dello sdoganamento per l'esportazione e l'importazione. È evidente che se non c'è la dogana, come per la consegna della merce nello stesso paese, non ha senso usare gli Incoterms®.

Per i contratti nazionali e pertanto, all’interno del territorio italiano, non è necessario ricorrere agli Incoterms®. Ad esempio, se abbiamo stipulato un contratto di vendita e dobbiamo spedire la merce da Padova a Milano, è sufficiente indicare nel contratto chi paga il trasporto (oltre ad altri estremi). In caso di danno o perdita di merci, si fa riferimento al D.Lgs. del 21 novembre 2005, n. 286 e al Codice civile (artt. 1678-1702): la normativa italiana che stabilisce chiaramente i diritti e gli obblighi di ciascuna delle parti.

Nominare in modo incompleto l’Incoterms® scelto

Gli Incoterms® sono progettati per avere nome e cognome. Un Incoterms® senza nome o senza cognome è privo di contenuto, e può portare a situazioni molto spiacevoli in caso di controversia.

Le tre lettere degli Incoterms® devono essere seguite da un luogo di consegna. In molti casi, si scrivono solo le tre lettere, senza luogo di consegna, rendendo l’Incoterms® privo di senso.

Perciò, è fondamentale indicare un luogo di consegna. Vediamo insieme un esempio. Se abbiamo concordato in una compravendita l’Incoterms® CPT mettendo la merce nel luogo concordato, che facciamo finta sia Padova, si scriverà «CPT Padova».

Se non si è sicuri del fatto che di Padova ce n’è una sola, allora sarà necessario specificare qualcos'altro, almeno il paese. Però, Padova è una provincia di 2.144,1 km²... È necessario indicare più in dettaglio il luogo di consegna.

La cosa migliore da fare è indicare l'indirizzo di consegna completo subito dopo le tre lettere dell’Incoterms®, il quale deve essere il più preciso possibile. In questo modo, sarà chiaro il punto di consegna della merce e non sbaglierai.

Non specificare a quale versione appartengono gli Incoterms® usati

L’ICC pubblica ogni dieci anni l’elenco degli Incoterms® aggiornato, integrando le modifiche fatte a quello precedente. In alcuni casi non si tratta di piccole modifiche.

Basta vedere le differenze tra Incoterms® 2000 e Incoterms® 2010. Gli Incoterms® 2000 erano inizialmente 13, passando a 11 nella versione del 2010. Gli Incoterms® che sono rimasti hanno subito delle modifiche significative, come per esempio quelle riguardo al momento esatto in cui il rischio passa da una parte all’altra. È sottinteso il fatto che si dovrebbero sempre utilizzare gli Incoterms® dell'ultima versione dell’ICC.

Per specificare a quale versione degli Incoterms® fa riferimento il contratto, è sufficiente aggiungere il "secondo cognome" dopo le tre lettere e l'indirizzo esatto del luogo di consegna. Pertanto, un Incoterms® definito perfettamente assomiglierà a questo:  CPT + luogo esatto di consegna + Incoterms® 2010.

Includere nel contratto di compravendita clausole contrarie a quelle definite dall’Incoterms® scelto

Molti contratti di vendita contengono delle clausole che contraddicono gli Incoterms® che abbiamo scelto volontariamente. In caso di controversia, non sarà facile per il giudice decidere quali delle due condizioni scritte deve rispettare per emettere la sua sentenza, creando così una situazione scomoda.

Non è che non si possano includere delle clausole contrarie a quelle degli Incoterms® scelti. È necessario, però, chiarire nel contratto che si parte da ciò che stabiliscono gli Incoterms® e si aggiungono o rimuovono le clausole in maniera congruente. In ogni caso, va ricordato che esiste sempre un Incoterms® pronto per essere utilizzato in qualsiasi compravendita internazionale, senza dover fare aggiunte o tagli.

Usare Incoterms® non previsti per il modo di trasporto scelto

Un'altra classificazione degli Incoterms® riguarda il mezzo di trasporto utilizzato per la spedizione della merce.

Fondamentalmente, ci sono due gruppi: Incoterms® che devono essere utilizzati per il trasporto multimodale, ovvero una combinazione di più modalità di trasporto per la stessa consegna, e Incoterms® che devono essere utilizzati solo per le consegne effettuate via mare o per vie navigabili interne.

In realtà, sono pochi i casi in cui le merci viaggiano esclusivamente via mare o via fiume. La stragrande maggioranza delle spedizioni richiede la combinazione di due o più modalità di trasporto: per esempio, il trasporto via strada, quasi sempre, si serve anche del trasporto ferroviario, di quello aereo o di quello via acqua.

Gli Incoterms® CFR e CIF ne sono un chiaro esempio. Si usano nelle operazioni in cui tutto il trasporto viene effettuato via acqua (mare o corsi navigabili interni). Ciò significa che il loro uso sarebbe riservato ai beni prodotti nei terminal dei porti o a quei prodotti che vengono trasportati tramite condutture o tubi. L'alternativa a CFR e a CIF è CPT e CIP.

Non valutare i rischi per l’impresa ogni volta che si usano gli Incoterms®

Giocare con la probabilità comporta un pericolo che, prima o poi, può trasformarsi in un vero e proprio casino. Pensare: «Tanto non succede mai nulla» dovrebbe spaventare piuttosto che tranquillizzare. La preoccupazione dovrebbe trasformarsi rapidamente in azione, valutando i rischi provenienti dall’uso di ogni Incoterms®. È bene cercarne uno che si adatti perfettamente al tuo contratto e che sia in grado di ridurre al minimo i rischi per la tua azienda.

Ogni singolo Incoterms® ha vantaggi e svantaggi per acquirenti e venditori. Se si cerca di ridurre al minimo i rischi per l’azienda, ma anche essere a conoscenza dei rischi a cui ci si espone, eventuali contrattempi saranno più facili da gestire.

Vediamo insieme un semplice esempio. L'EXW, che apparentemente solleva il venditore da qualsiasi responsabilità per la spedizione, comporta in realtà delle responsabilità fiscali e doganali importanti. Questo perché deve dimostrare l'effettiva uscita delle merci dal territorio doganale dell'Unione presentando un documento doganale, il Documento Amministrativo Unico (DAU) oltre che ad un altro documento di trasporto, che può essere il B/L (polizza di carico) o il CMR (lettera di vettura stradale). Il venditore dovrà sempre tenere in considerazione che non è lui che contratta il trasporto o esegue la spedizione, bensì l'acquirente. Se non ottiene e non presenta questi documenti, non sarà in grado di giustificare l'emissione senza IVA della sua fattura di vendita.

Ignorare le clausole Incoterms® è la causa fondamentale degli errori che abbiamo appena visto.

Come succede nella vita quotidiana, per portare a termine qualsiasi azione in sicurezza, è essenziale conoscere tutti gli estremi. Ci sono alcune cose che è meglio non fare se non si ha una conoscenza approfondita, soprattutto quando si tratta di transazioni commerciali internazionali che portano con sé responsabilità di consegna e di custodia, e pagamenti a carico delle parti.

Pertanto, gli Incoterms® devono essere usati responsabilmente per ridurre al minimo i rischi derivanti da un uso improprio o incompleto. Daresti una pistola carica a una scimmia?